تحليل الوظائف وتقييمها: الخطوات والطرق ونموذج وصف وظيفي

في هذا المقال نشرح العمليتين بخطوات عملية، مع نموذج وصف وظيفي جاهز، ومثال محسوب لطريقة النقاط في تقييم الوظائف.

لماذا يُعد تحليل الوظائف أساس عمل الموارد البشرية؟

تقريبًا كل نشاط في الموارد البشرية يعتمد على معرفة دقيقة بالوظيفة:

• التوظيف: لا يمكن كتابة إعلان جيد أو أسئلة مقابلة دون معرفة متطلبات الوظيفة.
• الأداء: الأهداف والمعايير تُشتق من مهام الوظيفة الأساسية.
• التدريب: الفجوة التدريبية هي الفرق بين ما تتطلبه الوظيفة وما يملكه الموظف.
• الأجور: الراتب العادل يعتمد على وزن الوظيفة، وهذا ما يحدده التقييم.
• الهيكل التنظيمي: التحليل يكشف تداخل المهام بين الوظائف والفراغات التي لا يغطيها أحد.
• السلامة والامتثال: معرفة ظروف العمل ومخاطره تساعد في وضع الاشتراطات المناسبة.

مخرجات تحليل الوظائف

• الوصف الوظيفي: يجيب عن سؤال «ماذا يفعل شاغل الوظيفة؟»: الغرض من الوظيفة، والمهام، والمسؤوليات، والعلاقات، والصلاحيات.
• المواصفات الوظيفية: تجيب عن سؤال «من يصلح لهذه الوظيفة؟»: المؤهل، والخبرة، والمهارات، والقدرات، والمتطلبات الخاصة.

طرق جمع معلومات تحليل الوظائف

1. الملاحظة المباشرة: مراقبة الموظف أثناء العمل، وتناسب الوظائف اليدوية والمتكررة مثل عامل خط إنتاج أو أمين صندوق.
2. المقابلة: مع شاغل الوظيفة ومديره، وهي الأكثر استخدامًا لأنها تكشف المهام غير الظاهرة.
3. الاستبيان: نموذج مكتوب يملؤه الموظفون، ويناسب المنشآت الكبيرة التي فيها أعداد كبيرة في الوظيفة نفسها.
4. سجل العمل اليومي: يدوّن الموظف ما يفعله خلال أسبوع أو أسبوعين، فتظهر المهام ونسبة الوقت لكل منها.
5. الأحداث الحرجة: جمع مواقف تميز الأداء الجيد عن الضعيف في الوظيفة.
6. لجنة الخبراء: اجتماع بين أصحاب الخبرة في الوظيفة لتحديد مهامها ومتطلباتها.

في الواقع تجمع أغلب المنشآت بين طريقتين أو ثلاث، مثل الاستبيان ثم المقابلة للتحقق.

خطوات تحليل الوظائف عمليًا

1. حدد الهدف: هل التحليل لإعادة الهيكلة، أم لبناء سلم رواتب، أم لتحديث الأوصاف الوظيفية؟
2. اختر الوظائف: ابدأ بالوظائف الأكثر عددًا أو الأكثر تأثيرًا.
3. راجع المعلومات الموجودة: الهيكل التنظيمي، والأوصاف القديمة، والسياسات، والتصنيف السعودي الموحد للمهن لتوحيد المسميات.
4. اجمع البيانات: بالطرق المناسبة، وأشرك الموظفين ومديريهم.
5. حلل البيانات: رتّب المهام حسب الأهمية ونسبة الوقت، واستبعد المهام العارضة.
6. اكتب الوصف والمواصفات: بلغة واضحة تبدأ بأفعال مثل «يُعد، يراجع، يتابع، يعتمد».
7. راجع واعتمد: مع المدير المباشر وشاغل الوظيفة، ثم اعتمده من الإدارة.
8. حدّث دوريًا: كلما تغيرت التقنية أو المهام، أو مرة كل سنة أو سنتين على الأقل.

أسئلة جاهزة لمقابلة تحليل الوظيفة

إذا اخترت المقابلة، فهذه أسئلة تساعدك على الوصول إلى صورة كاملة عن الوظيفة خلال نصف ساعة تقريبًا:

• ما الغرض الأساسي من وظيفتك في جملة واحدة؟
• ما المهام التي تؤديها يوميًا؟ وأسبوعيًا؟ وشهريًا؟ وكم تأخذ كل منها من وقتك تقريبًا؟
• ما القرارات التي تتخذها بنفسك، وما الذي يحتاج موافقة مديرك؟
• مع من تتعامل داخل المنشأة وخارجها؟ ولأي غرض؟
• ما الأنظمة والبرامج التي تستخدمها؟
• ما أصعب جزء في عملك؟ وما الخطأ الذي يكون أثره كبيرًا لو حدث؟
• لو جاء موظف جديد مكانك غدًا، ما أهم ثلاث مهارات يجب أن يملكها؟

نموذج وصف وظيفي: أخصائي رواتب

• المسمى الوظيفي: أخصائي رواتب.
• الإدارة: الموارد البشرية، قسم الرواتب والتعويضات.
• يرتبط بـ: مدير الرواتب والتعويضات.
• الغرض من الوظيفة: إعداد رواتب الموظفين بدقة وفي موعدها وفق السياسات والأنظمة.
• المهام الرئيسية: إعداد مسير الرواتب الشهري؛ احتساب البدلات والعمل الإضافي والخصومات؛ تحديث بيانات الأجور في التأمينات الاجتماعية؛ احتساب مستحقات نهاية الخدمة والإجازات؛ إعداد تقارير الرواتب للإدارة المالية؛ الرد على استفسارات الموظفين عن رواتبهم.
• العلاقات: داخليًا مع الإدارة المالية وشؤون الموظفين، وخارجيًا مع البنوك والجهات الحكومية المختصة.
• المؤهل: دبلوم أو بكالوريوس في الموارد البشرية أو المحاسبة أو ما يعادلهما.
• المهارات: إكسل متقدم، ودقة عالية، وفهم نظام العمل، وسرية، ومهارات تواصل.

ما هو تقييم الوظائف؟

تقييم الوظائف يجيب عن سؤال: أي الوظائف أهم وأصعب وأكبر مسؤولية من غيرها؟ والمقصود هنا تقييم الوظيفة نفسها لا أداء الشخص الذي يشغلها. فالمحاسب المتميز والمحاسب المتوسط يشغلان وظيفة لها الوزن نفسه، والفرق بينهما يظهر في تقييم الأداء لا في تقييم الوظيفة.

طرق تقييم الوظائف

• طريقة الترتيب: ترتيب الوظائف من الأعلى قيمة إلى الأدنى بشكل كلي. سهلة وتناسب المنشآت الصغيرة، لكنها لا تبين مقدار الفرق بين الوظائف.
• طريقة التصنيف أو الدرجات: وضع فئات معرّفة مسبقًا، ثم إدخال كل وظيفة في الفئة التي تطابق وصفها، وهي قريبة مما تفعله أنظمة الخدمة المدنية.
• طريقة المقارنة بالعوامل: مقارنة الوظائف عاملًا بعامل مع وظائف مرجعية.
• طريقة النقاط: الأكثر انتشارًا في الشركات، وتعطي كل وظيفة رقمًا يعكس وزنها.

مثال محسوب: تقييم الوظائف بطريقة النقاط

لنفترض أن شركة اختارت خمسة عوامل بمجموع 1000 نقطة: المعرفة والمؤهل (300)، والمسؤولية واتخاذ القرار (250)، والمهارات والتواصل (200)، والجهد الذهني والبدني (150)، وظروف العمل (100). ثم قيّمت ثلاث وظائف:

• أمين صندوق: المعرفة 90، والمسؤولية 100، والمهارات 80، والجهد 90، وظروف العمل 50. المجموع 410 نقاط.
• محاسب: المعرفة 180، والمسؤولية 140، والمهارات 110، والجهد 90، وظروف العمل 30. المجموع 550 نقطة.
• رئيس الحسابات: المعرفة 250، والمسؤولية 220، والمهارات 160، والجهد 100، وظروف العمل 30. المجموع 760 نقطة.

بعد تقييم كل الوظائف بالطريقة نفسها، تُجمع في درجات، مثل: الدرجة الأولى من 300 إلى 449 نقطة، والثانية من 450 إلى 599، والثالثة من 600 إلى 749، والرابعة من 750 فأعلى. ثم يُربط بكل درجة نطاق راتب. وهكذا يصبح للفرق في الرواتب سبب واضح يمكن شرحه للموظفين.

تنبيه: الأرقام هنا توضيحية فقط. فكل منشأة تختار عواملها وأوزانها حسب طبيعة عملها؛ فالمصنع قد يعطي ظروف العمل والسلامة وزنًا أكبر، وشركة الاستشارات قد تعطي المعرفة والتواصل وزنًا أعلى. المهم أن تُطبق العوامل نفسها على كل الوظائف، وأن تتولى التقييم لجنة لا شخص واحد.

أخطاء شائعة في تحليل الوظائف وتقييمها

• وصف الشخص بدل الوظيفة: كتابة ما يفعله الموظف الحالي بسبب مهاراته الخاصة، لا ما تتطلبه الوظيفة.
• أوصاف عامة جدًا: مثل «أي مهام أخرى يكلف بها» في نصف الوصف.
• تضخيم المسميات: إعطاء مسمى «مدير» لوظيفة لا يتبعها أحد، فيختل سلم الدرجات.
• تقييم بلا لجنة: انفراد شخص واحد بالتقييم يفتح الباب للتحيز.
• عدم التحديث: أوصاف كُتبت قبل سنوات ولم تعد تعكس الواقع بعد إدخال الأنظمة الإلكترونية.

أين تتعلم تحليل وتقييم الوظائف؟

يقدم معهد أبجدية العالي للتدريب مقرر تحليل وتقييم الوظائف، وهو من مقررات دبلوم إدارة الموارد البشرية في المعهد، ويأتي في الفصل التدريبي الثاني من الخطة إلى جانب تخطيط الموارد البشرية. ولم يُنشر وصف تفصيلي للمقرر على صفحته بعد، فتواصل مع المعهد لمعرفة مواعيد الدورة القادمة.

ويمكنك الاطلاع على الخطة الكاملة للدبلوم، بمقرراته الـ27 وفصل التدريب التعاوني، في صفحة دبلوم إدارة الموارد البشرية.

الأسئلة الشائعة