التدريب والتطوير في المنظمات: المراحل والأساليب وقياس الأثر

في هذا الدليل نمر بدورة التدريب كاملة: تحديد الاحتياج، والتصميم، والتنفيذ، وقياس الأثر، مع أمثلة من بيئة العمل السعودية ونموذج لخطة تدريب سنوية.

الفرق بين التدريب والتطوير

• التدريب: قصير المدى، مرتبط بالوظيفة الحالية، ونتيجته قابلة للقياس سريعًا. مثال: تدريب موظفي الاستقبال في مستشفى على نظام المواعيد الجديد.
• التطوير: طويل المدى، مرتبط بالمسار المهني، ويشمل أنشطة متنوعة. مثال: برنامج سنة كاملة لإعداد مشرفين من بين موظفي الصفوف الأمامية.

لماذا تستثمر المنظمات في التدريب والتطوير؟

• رفع الإنتاجية والجودة: الموظف المدرب يخطئ أقل وينجز أسرع.
• مواكبة التقنية: الأنظمة الإلكترونية والتحول الرقمي يتطلبان مهارات جديدة باستمرار.
• الاحتفاظ بالموظفين: فرص التعلم من الأسباب التي تجعل الموظف يبقى.
• التوطين الفعلي: تأهيل الكفاءات الوطنية لشغل وظائف أعلى بدل الاكتفاء بالأعداد.
• الإحلال القيادي: إعداد صف ثانٍ من القادة قبل الحاجة إليه.

دورة التدريب في أربع مراحل

المرحلة الأولى: تحديد الاحتياجات التدريبية

هي أهم مرحلة وأكثرها إهمالًا. وتُحلل الاحتياجات على ثلاثة مستويات:

• مستوى المنظمة: ما أهدافها هذه السنة؟ وما المشكلات التي تعيقها، مثل كثرة شكاوى العملاء أو بطء الإجراءات؟
• مستوى الوظيفة: ما المهارات التي تتطلبها كل وظيفة؟ ويُستفاد هنا من الوصف الوظيفي.
• مستوى الفرد: ما الفجوة بين مهارات كل موظف ومتطلبات وظيفته؟ وتظهر من تقييم الأداء والملاحظة والاختبارات.

ومن مصادر الاحتياج العملية: نتائج تقييم الأداء، وشكاوى العملاء، وتقارير الجودة والأخطاء، والأنظمة الجديدة، ومقابلات المديرين، واستبيانات الموظفين.

تنبيه مهم: ليست كل مشكلة أداء حلها التدريب. فإذا كان الموظف يعرف ما المطلوب لكنه لا يملك الأداة أو الصلاحية أو الوقت، فالحل إداري لا تدريبي.

المرحلة الثانية: تصميم البرنامج

• اكتب أهدافًا سلوكية: مثل «في نهاية البرنامج يستطيع المتدرب إنشاء موعد وتعديله وإلغاءه في النظام خلال دقيقتين».
• اختر المحتوى: ما يحتاجه المتدرب لتحقيق الهدف فقط، دون حشو.
• اختر الأسلوب: حسب الهدف والفئة والميزانية.
• حدد طريقة القياس: قبل التنفيذ لا بعده.

المرحلة الثالثة: التنفيذ

تشمل اختيار المدرب، والتوقيت المناسب الذي لا يعطل العمل، وتجهيز القاعة أو المنصة الإلكترونية، والتواصل مع المتدربين ومديريهم قبل البرنامج حتى يعرفوا سبب حضوره.

المرحلة الرابعة: التقييم وقياس الأثر

النموذج الأشهر لقياس أثر التدريب يتكون من أربعة مستويات:

1. رد الفعل: هل كان المتدربون راضين عن البرنامج؟ ويُقاس باستبيان في نهايته.
2. التعلم: هل اكتسبوا المعرفة أو المهارة؟ ويُقاس باختبار قبلي وبعدي.
3. السلوك: هل طبقوا ما تعلموه في العمل؟ ويُقاس بالملاحظة أو رأي المدير بعد أسابيع.
4. النتائج: هل تحسن مؤشر العمل الذي صُمم البرنامج من أجله؟

مثال عملي: برنامج تدريبي لخفض أخطاء المواعيد في مستشفى

مستشفى خاص في الدمام لاحظ أن نسبة أخطاء حجز المواعيد ارتفعت بعد إدخال نظام جديد. هكذا طبّق دورة التدريب:

1. الاحتياج: تحليل الأخطاء بيّن أن معظمها في تعديل المواعيد وتحويل المريض بين العيادات.
2. التصميم: ورشة تطبيقية قصيرة على النظام نفسه، مع دليل مختصر من صفحتين.
3. التنفيذ: على مجموعات صغيرة في بداية الدوام، حتى لا يتعطل الاستقبال.
4. القياس: اختبار عملي في نهاية الورشة، ثم مراجعة نسبة الأخطاء بعد شهر.
5. النتيجة المستهدفة: عودة نسبة الأخطاء إلى ما كانت عليه قبل النظام الجديد أو أقل.

أساليب التدريب والتطوير

• التدريب أثناء العمل: يتعلم الموظف بجوار زميل خبير في موقع العمل نفسه.
• التدريب في القاعة: مناسب للمهارات التي تحتاج نقاشًا وتطبيقًا جماعيًا.
• التعلم الإلكتروني: متزامن عبر فصول افتراضية، أو ذاتي عبر منصات تعلم، ويناسب الفرق الموزعة على مدن متعددة.
• التدريب المدمج: جزء إلكتروني للمعرفة، وجزء حضوري للتطبيق.
• الإرشاد والتوجيه: علاقة منتظمة بين موظف وقائد أكثر خبرة.
• التدوير الوظيفي: انتقال الموظف بين أقسام مختلفة لفترات محددة لتوسيع خبرته.
• التعلم المصغر: محتوى قصير جدًا، مثل فيديو دقيقتين أو بطاقة إرشادية، يُستخدم وقت الحاجة.

ويُشار كثيرًا إلى قاعدة 70-20-10: معظم التعلم يحدث من الممارسة والمهام، وجزء من التعلم من الآخرين، والجزء الأصغر من البرامج الرسمية. والمعنى العملي ألا تعتمد على القاعات وحدها.

دور المدير المباشر في نقل أثر التدريب إلى العمل

كثير من البرامج الجيدة تفشل لأن المتدرب يعود إلى بيئة لا تسمح له بتطبيق ما تعلمه. ولذلك يحتاج المدير المباشر إلى ثلاث محادثات قصيرة:

1. قبل البرنامج: «لماذا رشحتك لهذا البرنامج، وما الذي أتوقع أن يتغير بعده؟».
2. بعده مباشرة: «ما أهم فكرتين خرجت بهما؟ وأين ستطبقهما هذا الأسبوع؟».
3. بعد شهر: «ماذا طبقت فعلًا؟ وما الذي منعك من تطبيق الباقي؟».

وتستطيع الموارد البشرية دعم ذلك بنموذج متابعة بسيط يملؤه المدير، فيتحول التدريب من حدث منفصل إلى جزء من إدارة الأداء.

نموذج مختصر لخطة تدريب سنوية

خطة التدريب السنوية لمنشأة متوسطة يمكن أن تُكتب في صفحتين، وتحتوي على:

• الأولويات: ثلاثة إلى خمسة احتياجات كبرى مرتبطة بأهداف المنشأة.
• البرامج: لكل احتياج برنامج، مع الفئة المستهدفة وعدد المتدربين والأسلوب والتوقيت.
• المسؤول: من يتابع كل برنامج من الموارد البشرية ومن الإدارة المعنية.
• مؤشر النجاح: ما الرقم الذي يجب أن يتحسن بعد البرنامج.
• الميزانية: تقدير التكلفة لكل برنامج، ومصدرها.

أخطاء شائعة في التدريب والتطوير

• التدريب حسب الكتالوج: اختيار دورات لأنها متاحة، لا لأنها تحل مشكلة.
• إرسال الموظف دون تمهيد: فلا يعرف لماذا حضر، ولا يسأله مديره بعدها عما تعلم.
• قياس الرضا فقط: استبيان نهاية الدورة لا يثبت أن شيئًا تغير في العمل.
• غياب المتابعة: المهارة التي لا تُمارس خلال أسابيع قليلة تُنسى غالبًا.
• إهمال التطوير طويل المدى: التركيز على الأزمات العاجلة وحدها يترك المنشأة بلا قادة جاهزين.

كيف تتأكد من جودة البرامج التدريبية في السعودية؟

عند اختيار جهة تدريب، تحقق من ترخيصها لدى الجهة المختصة، فالمنشآت التدريبية الأهلية تُرخَّص من المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني. وفي التعلم الإلكتروني اسأل عن اعتماد المركز الوطني للتعليم الإلكتروني. وتوفر منصة دروب أيضًا محتوى تدريبيًا إلكترونيًا يمكن الاستفادة منه في بعض المهارات العامة.

تعلّم تصميم التدريب وإدارته

إذا أردت أن تعمل أخصائي تدريب وتطوير، فمن المفيد أن تدرس الموضوع بشكل منهجي. ويقدم معهد أبجدية العالي للتدريب مقرر تدريب وتنمية الموارد البشرية، وهو من مقررات دبلوم إدارة الموارد البشرية في المعهد، ويأتي في الفصل التدريبي الثالث من الخطة. ولم يُنشر وصف تفصيلي للمقرر على صفحته بعد، فتواصل مع المعهد لمعرفة مواعيد الدورة القادمة.

ويضم دبلوم إدارة الموارد البشرية هذا المقرر ضمن 27 مقررًا تدريبيًا، ويختم بفصل تدريب تعاوني مدته 490 ساعة في بيئة عمل فعلية. والمعهد معتمد من المركز الوطني للتعليم الإلكتروني حسب ما يعلنه على موقعه.

الأسئلة الشائعة