تخطيط الموارد البشرية: الخطوات وطرق التنبؤ وأمثلة محسوبة

في هذا المقال نشرح خطوات تخطيط الموارد البشرية بالترتيب، وأشهر طرق التنبؤ بالاحتياج، مع مثال حسابي كامل من مركز اتصال سعودي يمكنك تطبيقه على منشأتك.

لماذا تحتاج المنشأة إلى تخطيط الموارد البشرية؟

• تجنب التوظيف المتأخر: شغل الوظيفة قد يستغرق أسابيع، فإذا انتظرت حتى يظهر النقص فقد تأخرت.
• ضبط التكاليف: الرواتب غالبًا من أكبر بنود المصروفات، والتوظيف الزائد عبء طويل.
• الاستعداد للمواسم: مثل رمضان والأعياد في التجزئة، والصيف في السياحة، وبداية العام الدراسي في التعليم.
• التوطين: التخطيط يساعد المنشأة على معرفة الوظائف التي ستشغلها بكفاءات سعودية، وما تحتاجه من تدريب لذلك.
• الإحلال والتعاقب: معرفة من سيخلف الموظفين الرئيسيين عند تقاعدهم أو انتقالهم.

خطوات تخطيط الموارد البشرية

1. افهم خطة المنشأة: هل ستتوسع؟ هل ستفتح فرعًا؟ هل ستدخل خدمة جديدة أو ستعتمد على التقنية أكثر؟ خطة الموارد البشرية تابعة لخطة العمل لا العكس.
2. احصر القوى العاملة الحالية: عدد الموظفين في كل وظيفة، وأعمارهم، ومؤهلاتهم، ومهاراتهم، وتواريخ انتهاء عقودهم، ومعدل دورانهم.
3. تنبأ بالطلب: كم موظفًا ستحتاج في كل وظيفة خلال الفترة القادمة، وبأي مهارات؟
4. تنبأ بالعرض: كم موظفًا سيبقى لديك فعلًا بعد احتساب الاستقالات والتقاعد والترقيات والنقل؟ وما المتاح في سوق العمل؟
5. حدد الفجوة: الطلب ناقص العرض. الرقم الموجب يعني نقصًا، والسالب يعني فائضًا.
6. ضع خطط العمل: توظيف خارجي، أو ترقية داخلية، أو تدريب لإعادة التأهيل، أو تعاقد مؤقت، أو إعادة توزيع.
7. نفذ وتابع: راجع الخطة كل ربع سنة، لأن الافتراضات تتغير.

طرق التنبؤ بالاحتياج من الموارد البشرية

• تحليل عبء العمل: تحسب حجم العمل المتوقع والوقت اللازم لكل وحدة منه، ثم تقسمه على الوقت المنتج للموظف. وهي من أدق الطرق للوظائف التشغيلية.
• تحليل النسب: ربط عدد الموظفين بمؤشر عمل، مثل موظف استقبال لكل عدد معين من المراجعين يوميًا، أو مشرف لكل عدد معين من العمال.
• تحليل الاتجاه: النظر إلى تطور أعداد الموظفين في السنوات الماضية وربطه بنمو المبيعات أو الخدمات.
• تقدير المديرين: يقدّر كل مدير احتياج إدارته بناءً على خبرته، وهي طريقة سريعة لكنها تحتاج مراجعة.
• طريقة دلفي: استطلاع آراء مجموعة خبراء على جولات متعددة حتى تقترب تقديراتهم من رأي متفق عليه.

مثال حسابي: تخطيط احتياج مركز اتصال

لنفترض شركة خدمات في الرياض تتوقع أن يستقبل مركز الاتصال لديها في السنة القادمة نحو 1,200 مكالمة يوميًا بسبب إطلاق خدمة جديدة. فكيف تحسب عدد الموظفين المطلوب؟

1. حجم العمل: متوسط مدة المكالمة مع الأعمال اللاحقة لها 6 دقائق، إذن 1,200 × 6 = 7,200 دقيقة يوميًا، أي 120 ساعة عمل.
2. الوقت المنتج للموظف: من 8 ساعات دوام، يبقى نحو 6 ساعات منتجة بعد الاستراحات والاجتماعات والتدريب.
3. العدد الأساسي: 120 ÷ 6 = 20 موظفًا في اليوم.
4. معامل الغياب والإجازات: نضيف مثلًا 15% لتغطية الإجازات السنوية والمرضية، فيصبح العدد 23 موظفًا.
5. العرض المتوقع: لدى الشركة 18 موظفًا، وتتوقع من خبرتها أن يغادر 3 منهم خلال السنة، فيبقى 15.
6. الفجوة: 23 − 15 = 8 موظفين يجب توفيرهم.
7. خطة العمل: توظيف 8 موظفين على دفعتين، 5 قبل إطلاق الخدمة و3 بعدها بثلاثة أشهر حسب حجم المكالمات الفعلي، وتدريب الجميع على الخدمة الجديدة قبل إطلاقها بشهر.

هذا الحساب البسيط يمكن تنفيذه في جدول إكسل، وتغيير الافتراضات فيه بسهولة: ماذا لو زادت المكالمات 20%؟ ماذا لو انخفضت مدة المكالمة بعد تحسين النظام؟

مثال ثانٍ: الاستعداد لموسم رمضان في سلسلة متاجر

سلسلة متاجر في جدة تعرف من سنواتها السابقة أن عدد الزوار يرتفع كثيرًا في العشر الأواخر من رمضان وقبل العيد. التخطيط هنا لا يعني توظيفًا دائمًا، بل:

• تقدير ساعات العمل الإضافية المطلوبة لكل فرع من بيانات المبيعات السابقة.
• جدولة الإجازات السنوية للموظفين قبل الموسم أو بعده.
• التعاقد المؤقت أو بدوام جزئي وفق الأنظمة، مع تدريب سريع قبل الموسم.
• إعادة توزيع الموظفين من الفروع الأهدأ إلى الأكثر ازدحامًا.

مؤشرات تساعدك في تخطيط الموارد البشرية

• معدل دوران الموظفين: عدد المغادرين خلال السنة مقسومًا على متوسط عدد الموظفين.
• متوسط مدة شغل الوظيفة: من اعتماد الطلب حتى مباشرة الموظف.
• نسبة الغياب: لحساب معامل الإضافة كما في المثال.
• نسبة التوطين حسب الوظيفة: لمعرفة أين تحتاج المنشأة جهدًا أكبر.
• هيكل الأعمار وتواريخ التقاعد: لتخطيط الإحلال في الوظائف الحرجة.

ماذا تحتوي وثيقة خطة الموارد البشرية؟

بعد التحليل، لخّص النتائج في وثيقة قصيرة تعرضها على الإدارة العليا لاعتمادها. وتحتوي عادةً على:

• ملخص تنفيذي: أهم الاحتياجات في سطرين أو ثلاثة.
• الافتراضات: نمو العمل المتوقع، ومعدل الدوران، ومعامل الغياب، حتى يعرف القارئ من أين جاءت الأرقام.
• الفجوات حسب الوظيفة: قائمة بكل وظيفة وعدد النقص أو الفائض فيها.
• خطط العمل: لكل فجوة إجراء محدد ومسؤول وموعد.
• التكلفة التقديرية: أثر الخطة على ميزانية الرواتب والتدريب والتوظيف.
• المخاطر: مثل صعوبة إيجاد تخصص نادر، وخطة بديلة لكل خطر.

أخطاء شائعة في تخطيط الموارد البشرية

• التخطيط بالأرقام فقط: قد يكون عدد الموظفين كافيًا لكن المهارات غير مناسبة، مثل فريق كبير لا يجيد النظام الجديد.
• تجاهل الدوران: افتراض أن كل الموظفين الحاليين سيبقون.
• خطة سنوية جامدة: لا تُراجع حتى لو تغيرت خطة العمل.
• عزل الموارد البشرية: وضع الخطة دون مشاركة مديري الإدارات الذين يعرفون العمل.
• إهمال البدائل: التفكير في التوظيف وحده، مع أن التدريب أو الأتمتة أو إعادة التوزيع قد تكون أنسب.

تخطيط التعاقب للوظائف الحرجة

جزء مهم من التخطيط هو سؤال: من سيشغل وظيفة مدير المستودع أو رئيس الحسابات لو غادر غدًا؟ حدد الوظائف التي يصعب شغلها أو يتعطل العمل بغيابها، ثم اختر لكل منها مرشحًا أو اثنين من الداخل، وضع لهم خطة تطوير تشمل مهامًا تدريجية وتدريبًا وإرشادًا من صاحب الوظيفة الحالي.

كيف تتعلم تخطيط الموارد البشرية؟

يتناول معهد أبجدية العالي للتدريب هذا الموضوع في مقرر تخطيط الموارد البشرية، وهو من مقررات دبلوم إدارة الموارد البشرية في المعهد، ويأتي في الفصل التدريبي الثاني من الخطة إلى جانب تحليل وتقييم الوظائف ومقدمة في الإحصاء. ولم يُنشر وصف تفصيلي للمقرر على صفحته بعد، فتواصل مع المعهد لمعرفة مواعيد الدورة القادمة.

ولمن يريد التأهيل المتكامل، تعرض صفحة دبلوم إدارة الموارد البشرية الخطة كاملة: 27 مقررًا تدريبيًا وفصل تدريب تعاوني مدته 490 ساعة.

الأسئلة الشائعة