مبادئ إدارة الأعمال: المفهوم والوظائف ومدارس الفكر الإداري

في هذا الدليل نشرح مبادئ إدارة الأعمال بأسلوب مبسط: مفهوم الإدارة وأهميتها، ومدارس الفكر الإداري، والوظائف الأربع بأمثلة، ووظائف المنظمة، واتخاذ القرار. وهذه الموضوعات هي محاور مقرر مبادئ إدارة الأعمال في معهد أبجدية.

ما مفهوم الإدارة؟

الإدارة هي عملية تنسيق جهود الأفراد واستخدام الموارد المتاحة، من مال ووقت ومعلومات ومعدات، لتحقيق أهداف محددة. ويرتبط بها مفهومان أساسيان:

• الكفاءة: أداء العمل بأقل قدر من الموارد، أي «فعل الأشياء بطريقة صحيحة».
• الفاعلية: تحقيق الهدف المطلوب، أي «فعل الأشياء الصحيحة».

والمدير الناجح يجمع بينهما: يحقق الهدف الصحيح بأقل هدر ممكن.

أهمية دراسة مبادئ إدارة الأعمال

• تمنحك فهمًا لطريقة عمل أي منشأة، مهما كان نشاطها.
• تساعدك على فهم دورك داخل الفريق وعلاقته بأهداف الإدارة.
• هي الأساس الذي تُبنى عليه تخصصات مثل الموارد البشرية والتسويق والمالية.
• تفيدك إن أردت يومًا أن تبدأ مشروعك الخاص.

تطور الفكر الإداري ومدارسه

لم تظهر مبادئ الإدارة دفعة واحدة، بل تطورت عبر مدارس فكرية متتابعة، أهمها:

المدرسة الكلاسيكية

ركزت على رفع الإنتاجية وتنظيم العمل. ومن أبرز اتجاهاتها: الإدارة العلمية المرتبطة باسم فريدريك تايلور، التي درست العمل بدقة لتحديد أفضل طريقة لأدائه، والتقسيم الإداري المرتبط بهنري فايول، الذي وضع مبادئ عامة للإدارة وحدد وظائفها، والبيروقراطية عند ماكس فيبر، التي ركزت على القواعد المكتوبة والتسلسل الهرمي.

مدرسة العلاقات الإنسانية

نبهت إلى أن العامل ليس آلة، وأن الرضا والتقدير وروح الفريق تؤثر في الإنتاجية. وارتبطت بتجارب هوثورن التي قادها إلتون مايو.

المدارس الحديثة

مثل مدخل النظم الذي ينظر إلى المنظمة بوصفها نظامًا له مدخلات وعمليات ومخرجات يتأثر ببيئته، والمدخل الموقفي الذي يرى أنه لا توجد طريقة إدارية واحدة صالحة لكل الظروف، وأن الأسلوب المناسب يعتمد على الموقف.

مبادئ فايول في الإدارة

وضع هنري فايول أربعة عشر مبدأً إداريًا ما زالت تُدرَّس حتى اليوم، ومن أشهرها:

• تقسيم العمل: التخصص يرفع المهارة والإنتاجية.
• السلطة والمسؤولية: من يُمنح سلطة يتحمل مسؤولية نتائجها.
• الانضباط: احترام القواعد والاتفاقات داخل المنظمة.
• وحدة الأمر: يتلقى الموظف أوامره من رئيس واحد فقط.
• وحدة التوجيه: الأنشطة ذات الهدف الواحد تخضع لخطة واحدة ومدير واحد.
• تقديم المصلحة العامة: مصلحة المنظمة مقدمة على المصلحة الفردية.
• تسلسل السلطة: خط واضح للسلطة من أعلى الهرم إلى أدناه.
• العدالة: معاملة العاملين بإنصاف ولطف.
• استقرار العاملين: كثرة تغيير الموظفين تضر بالكفاءة.
• روح الفريق: الانسجام بين العاملين مصدر قوة للمنظمة.

وظائف الإدارة الأربع

1. التخطيط

تحديد الأهداف واختيار الطريقة الأنسب لتحقيقها، وتوقع ما قد يحدث مستقبلًا. ويشمل وضع الخطط والسياسات والإجراءات والميزانيات. مثال: شركة تقرر زيادة مبيعاتها في عام، فتحدد نسبة الزيادة المستهدفة والمنتجات والحملات والفريق المسؤول.

2. التنظيم

تقسيم العمل إلى مهام، وتجميعها في إدارات ووحدات، وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات وخطوط الاتصال. ونتيجته الأوضح هي الهيكل التنظيمي الذي يوضح من يتبع من.

3. التوجيه

قيادة العاملين وتحفيزهم والتواصل معهم ليعملوا نحو الأهداف. ويشمل القيادة والتحفيز والاتصال الفعال وحل الخلافات.

4. الرقابة

قياس الأداء الفعلي ومقارنته بالمعايير والأهداف الموضوعة، ثم تصحيح الانحرافات. وخطواتها: وضع معايير، وقياس الأداء، والمقارنة، واتخاذ الإجراء التصحيحي.

المستويات الإدارية والمهارات المطلوبة لكل منها

• الإدارة العليا: مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي، وتضع الرؤية والاستراتيجية، وتحتاج مهارات فكرية وتحليلية عالية.
• الإدارة الوسطى: مديرو الإدارات، وتحول الاستراتيجية إلى خطط تنفيذية، وتحتاج مهارات إنسانية وتنسيقية قوية.
• الإدارة الإشرافية: المشرفون ورؤساء الأقسام، وتتابع التنفيذ اليومي، وتحتاج مهارات فنية في العمل نفسه.

والمهارات الثلاث، الفنية والإنسانية والفكرية، يحتاجها كل مدير، لكن وزنها يختلف حسب المستوى.

وظائف المنظمة الأساسية

تختلف وظائف الإدارة عن وظائف المنظمة. فوظائف الإدارة تُمارَس في كل قسم، أما وظائف المنظمة فهي المجالات الرئيسية لنشاطها:

• الإنتاج أو العمليات: تحويل المدخلات إلى سلع أو خدمات.
• التسويق: فهم احتياجات العملاء وإيصال المنتج إليهم.
• الإدارة المالية: الحصول على الأموال وإدارتها واستثمارها.
• إدارة الموارد البشرية: استقطاب العاملين وتطويرهم وتقييمهم ومكافأتهم.

أنواع الهياكل التنظيمية

• الهيكل الوظيفي: تُجمَّع فيه الأنشطة حسب الوظيفة، مثل إدارة للتسويق وأخرى للمالية وثالثة للموارد البشرية، وهو الأكثر شيوعًا في المنشآت الصغيرة والمتوسطة.
• الهيكل حسب المنتج أو المنطقة: تُقسَّم فيه المنظمة إلى وحدات لكل منتج أو منطقة جغرافية، ويناسب المنشآت الكبيرة المتعددة الأنشطة أو الفروع.
• الهيكل المصفوفي: يعمل فيه الموظف تحت مدير وظيفي ومدير مشروع في الوقت نفسه، ويُستخدم في المنظمات القائمة على المشاريع.

واختيار الهيكل المناسب جزء من وظيفة التنظيم، ويؤثر في سرعة اتخاذ القرار ووضوح المسؤوليات.

اتخاذ القرار في الإدارة

اتخاذ القرار هو اختيار بديل من بين بدائل متاحة لحل مشكلة أو استغلال فرصة. أما صنع القرار فهو العملية الأوسع التي تسبق الاختيار، من جمع المعلومات إلى تقييم البدائل. ومن خطواته:

1. تحديد المشكلة بدقة.
2. جمع المعلومات المتعلقة بها.
3. تطوير البدائل الممكنة.
4. تقييم كل بديل بمزاياه وعيوبه.
5. اختيار البديل الأنسب.
6. التنفيذ والمتابعة.

وتتنوع القرارات الإدارية، فمنها القرارات المبرمجة المتكررة التي لها إجراءات معروفة، مثل اعتماد إجازة موظف، والقرارات غير المبرمجة الجديدة التي تحتاج دراسة، مثل دخول سوق جديد. كما تختلف ظروف اتخاذ القرار بين التأكد والمخاطرة وعدم التأكد، ويمكن أن يكون القرار فرديًا أو بمشاركة جماعية.

كيف تظهر مبادئ الإدارة في عمل الموارد البشرية؟

إدارة الموارد البشرية مثال واضح على تطبيق مبادئ الإدارة في مجال محدد:

• التخطيط: تقدير عدد الموظفين والمهارات التي تحتاجها المنظمة مستقبلًا.
• التنظيم: إعداد الهيكل الوظيفي والوصف الوظيفي لكل وظيفة.
• التوجيه: برامج التحفيز والتدريب والتواصل الداخلي.
• الرقابة: تقييم الأداء ومتابعة مؤشرات مثل الغياب ودوران العمل.

ولهذا يبدأ دارس الموارد البشرية عادةً بمبادئ إدارة الأعمال قبل مقررات التخصص.

مقرر مبادئ إدارة الأعمال في معهد أبجدية

يتناول مقرر مبادئ إدارة الأعمال في معهد أبجدية العالي للتدريب المفاهيم والمبادئ الأساسية في علم الإدارة، ويهدف إلى تزويد المتدرب بالمعارف والمهارات التأسيسية لفهم طبيعة العمل الإداري ودوره في تحقيق أهداف المنظمات بكفاءة وفاعلية. ومن محاوره حسب صفحة المقرر:

• مفهوم الإدارة وأهميتها وتطور الفكر الإداري ومدارسه.
• وظائف الإدارة الأساسية: التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.
• وظائف المنظمة: الإنتاج والتسويق والإدارة المالية وإدارة الموارد البشرية.
• اتخاذ القرار وصنعه، وظروفه، وأنواع القرارات الإدارية، والمشاركة الفردية والجماعية في صنع القرار.

ويُقدَّم المقرر باللغة العربية بشكل متزامن عن بُعد عبر الفصول الافتراضية، وتتضمن صفحته محتوى مفتوحًا يمكن تحميله. وهو من مقررات الفصل الأول في دبلوم إدارة الموارد البشرية بالمعهد، بواقع 64 ساعة.

الأسئلة الشائعة