كتابة التقرير الفني: الشكل والعناصر والخطوات مع نموذج

في هذا الدليل نشرح ما هو التقرير الفني، وأنواع التقارير، وشكل التقرير وعناصره، وطريقة كتابة التقرير خطوة بخطوة، مع نموذج مختصر وقائمة بالأخطاء الشائعة. وكتابة التقارير الفنية من أهداف مقرر كتابة فنية في معهد أبجدية.

ما هو التقرير الفني؟

التقرير الفني وثيقة مكتوبة تنقل معلومات متخصصة عن موضوع أو مشكلة أو مشروع أو تجربة، وتعتمد على الحقائق والبيانات لا على الانطباعات. ويُكتب عادةً لجهة محددة طلبته، ويخدم غرضًا عمليًا: اتخاذ قرار، أو توثيق عمل، أو تقييم وضع، أو اقتراح حل.

ومن خصائص التقرير الفني الجيد:

• الدقة: كل رقم ومعلومة صحيحة ومصدرها معروف.
• الموضوعية: عرض الحقائق كما هي، بعيدًا عن الآراء الشخصية غير المدعومة.
• الوضوح والإيجاز: جمل قصيرة، ومصطلحات مشروحة، وبلا حشو.
• التنظيم: عناوين وتقسيمات تسهّل الوصول إلى المعلومة.
• التوجه للقارئ: يجيب عن أسئلته ويناسب مستوى معرفته.

أنواع التقارير

• التقرير الإخباري أو الوصفي: يصف ما حدث دون تحليل، مثل تقرير عن فعالية أو زيارة.
• التقرير التحليلي: يحلل مشكلة أو وضعًا ويقدم استنتاجات وتوصيات.
• التقرير الدوري: يُكتب في مواعيد ثابتة، مثل تقرير الإنجاز الأسبوعي أو الشهري.
• تقرير الزيارة الميدانية: يوثق زيارة موقع أو جهة وما لوحظ فيها.
• تقرير الإنجاز أو المشروع: يعرض ما تحقق مقارنة بالخطة.
• التقرير الفني المتخصص: في مجال تقني أو هندسي أو إداري، مثل تقرير فحص جهاز أو دراسة إجراء عمل.

شكل التقرير وعناصره

شكل التقرير الفني يتكون غالبًا من العناصر التالية، ويمكن أن يُختصر بعضها في التقارير القصيرة:

1. صفحة العنوان: عنوان التقرير، والجهة الموجّه إليها، واسم معدّه، والتاريخ.
2. الملخص التنفيذي: فقرة أو فقرتان تلخصان المشكلة وأهم النتائج والتوصيات. يقرؤه المدير المشغول أولًا، وأحيانًا وحده.
3. قائمة المحتويات: في التقارير الطويلة.
4. المقدمة: خلفية الموضوع، وسبب كتابة التقرير، وهدفه، ونطاقه.
5. المنهجية: كيف جمعت المعلومات: ملاحظة، أو مقابلات، أو استبيان، أو بيانات من نظام، أو اختبار.
6. النتائج: عرض منظم لما توصلت إليه، مع الأرقام والأشكال عند الحاجة.
7. المناقشة أو التحليل: تفسير النتائج وربطها بالهدف.
8. التوصيات: إجراءات محددة وقابلة للتنفيذ، ويفضّل أن تُرقَّم.
9. الخاتمة: تلخيص قصير لما سبق.
10. المراجع والملاحق: المصادر، والجداول التفصيلية، والنماذج المستخدمة.

طريقة كتابة التقرير خطوة بخطوة

الخطوة 1: حدد الهدف والقارئ

اسأل نفسك: لماذا أكتب هذا التقرير؟ ومن سيقرؤه؟ وماذا أريد منه أن يفعل بعد القراءة؟ إجابة هذه الأسئلة تحدد طول التقرير ومستوى التفاصيل والمصطلحات.

الخطوة 2: اجمع المعلومات

اجمع البيانات من مصادر موثوقة، ودوّن مصدر كل معلومة وتاريخها. ولا تبدأ الكتابة قبل أن تكتمل الصورة لديك.

الخطوة 3: ضع مخططًا للتقرير

اكتب العناوين الرئيسية والفرعية أولًا، ثم ضع تحت كل عنوان النقاط التي ستغطيها. المخطط يمنع التكرار والقفز بين الأفكار.

الخطوة 4: اكتب المسودة الأولى

ابدأ بالأجزاء الأسهل، غالبًا المنهجية والنتائج، ثم المقدمة والتوصيات، واترك الملخص التنفيذي للنهاية لأنه تلخيص لكل ما سبق.

الخطوة 5: راجع وحرر

• راجع صحة الأرقام والتواريخ والأسماء.
• احذف كل جملة لا تخدم الهدف.
• تأكد من سلامة اللغة والإملاء وعلامات الترقيم.
• تأكد من أن كل توصية مبنية على نتيجة موجودة في التقرير.

الخطوة 6: نسّق التقرير

استخدم عناوين واضحة، وخطًا موحدًا، وترقيمًا للصفحات والأشكال، ومسافات مريحة للقراءة. التنسيق الجيد يجعل التقرير يبدو احترافيًا قبل أن يُقرأ.

الفرق بين التقرير والمقال والمحضر

• التقرير: يُكتب لجهة طلبته، ويقوم على البيانات، وينتهي غالبًا بتوصيات.
• المقال: يعرض رأيًا أو فكرة لجمهور عام، وقد يعتمد على أسلوب أدبي أو إقناعي.
• محضر الاجتماع: يوثق ما دار في اجتماع من نقاشات وقرارات ومهام، دون تحليل موسع.

معرفة هذا الفرق تمنعك من كتابة تقرير بأسلوب مقال إنشائي، وهو خطأ شائع عند المبتدئين.

نموذج مختصر لتقرير فني

لنفترض أنك كُلّفت بكتابة تقرير عن تأخر معاملات الإجازات في إدارة الموارد البشرية:

• العنوان: تقرير فني عن أسباب تأخر معالجة طلبات الإجازات.
• الملخص: تبين أن متوسط معالجة الطلب تجاوز المدة المستهدفة، وأن السبب الرئيسي هو الاعتماد اليدوي متعدد المراحل. ونوصي بتوحيد نموذج إلكتروني وتقليل مراحل الاعتماد.
• المقدمة: وردت ملاحظات متكررة من الموظفين، فطلبت الإدارة دراسة الأسباب.
• المنهجية: تحليل سجل طلبات ثلاثة أشهر، ومقابلة أربعة من موظفي الإدارة.
• النتائج: عدد الطلبات، ومتوسط مدة المعالجة، والمراحل التي يحدث فيها التأخير.
• التوصيات: (1) نموذج إلكتروني موحد، (2) تقليل مراحل الاعتماد، (3) متابعة أسبوعية للطلبات المعلقة.
• الخاتمة: تطبيق التوصيات يتوقع أن يقلل مدة المعالجة ويحسن رضا الموظفين.

نصائح لغوية في كتابة التقرير

• استخدم الجمل الخبرية القصيرة، وابدأ الفقرة بفكرتها الرئيسية.
• فضّل الأرقام الدقيقة على الأوصاف العامة: «تأخر 40 طلبًا» أوضح من «تأخر كثير من الطلبات».
• تجنب المبالغة والعبارات الإنشائية.
• وحّد المصطلحات، فلا تستخدم كلمتين مختلفتين للشيء نفسه.
• اكتب التوصيات بأفعال واضحة: «توحيد»، «تقليل»، «متابعة».

استخدام الأشكال والبيانات في التقرير

الأرقام الكثيرة في فقرة واحدة ترهق القارئ، ولذلك تستعين التقارير الفنية بالرسوم البيانية والجداول. وحتى تكون مفيدة:

• أعط كل شكل رقمًا وعنوانًا واضحًا، مثل «شكل 2: عدد الطلبات المتأخرة شهريًا».
• أشر إلى الشكل في النص، واشرح ما الذي يجب أن يلاحظه القارئ فيه.
• اختر الرسم المناسب: الأعمدة للمقارنة، والخط للاتجاه عبر الزمن، والدائرة للنسب من كل واحد.
• اذكر مصدر البيانات وفترتها أسفل الشكل.

أخطاء شائعة في كتابة التقارير

• الخلط بين النتائج والآراء الشخصية.
• توصيات عامة غير قابلة للتنفيذ، مثل «تحسين الأداء».
• غياب الملخص التنفيذي في التقارير الموجهة للإدارة.
• تفاصيل كثيرة في المتن كان مكانها الملاحق.
• إهمال ذكر مصادر البيانات وتواريخها.

قائمة تدقيق قبل تسليم التقرير

1. هل يجيب العنوان عن سؤال: تقرير عن ماذا؟
2. هل يكفي الملخص التنفيذي وحده لفهم النتيجة والتوصية؟
3. هل كل نتيجة مدعومة ببيانات ومصدر؟
4. هل كل توصية محددة ولها مسؤول ومدة مقترحة؟
5. هل راجعت اللغة والإملاء والأرقام مرة أخيرة؟
6. هل التنسيق موحد والصفحات مرقمة؟

تعلّم كتابة التقارير في مقرر كتابة فنية

يهدف مقرر كتابة فنية في معهد أبجدية العالي للتدريب إلى إكساب المتدربين المهارات الأساسية في التواصل الفعال والقراءة التحليلية، والتدريب على أساليب الكتابة الإبداعية والوظيفية. ومن أهدافه حسب صفحة المقرر:

• استيعاب مفهوم اللغة والتواصل وأركان الموقف اللغوي.
• تطبيق مهارات القراءة التحليلية ونقد النصوص وتحديد أفكارها الرئيسية والفرعية.
• إتقان الصياغة السليمة وتجنب الأخطاء اللغوية والإملائية الشائعة.
• إنتاج وثائق وظيفية احترافية: الخطابات والمعاريض، والتقارير الفنية، والسيرة الذاتية، ومحاضر الاجتماعات، وصياغة الملخصات.

ويُقدَّم المقرر باللغة العربية بشكل متزامن عن بُعد عبر الفصول الافتراضية، ويستهدف المهنيين والمهتمين بتنمية مهارات الكتابة الفنية، وهو من مقررات الفصل الأول في دبلوم إدارة الموارد البشرية بالمعهد.

الأسئلة الشائعة